“Este sistema brindará a los funcionarios de la Universidad una herramienta amigable para el control y la gestión de la correspondencia, atención oportuna de requerimientos y gestión electrónica de los expedientes relacionados con cada comunicación que sea radicada a través del sistema”, explicó Juan Manuel Gualteros, jefe de la División de Gestión Documental de la Sede Bogotá.

Este sistema de Gestión de las comunicaciones oficiales que propende por mejorar de una manera eficiente los procesos de la correspondencia y las comunicaciones de la Universidad Nacional de Colombia, toma su nombre de los “Chasquis”, que en lengua quechua significa “el que da y recibe”, que eran como emisarios que viajaban por el llamado “camino Inca”.

El ingeniero Gualteros, indicó que bautizaron el proyecto con Chasqui haciendo referencia a los mensajeros del imperio Inca, que al no tener escritura tenían que realizar sus comunicaciones por medio de mensajería de relevos de estación en estación y de esta manera, poder comunicarse oralmente.

“Estamos seguros que este sistema es de gran beneficio para nuestra Institución, ya que los funcionarios de la U.N. vamos a aprender de él y aprovechar al máximo sus bondades como la agilidad y la efectividad en los procesos”, enfatizó el jefe de la Oficina.

“Con esta actividad estamos realizando el cierre del ciclo de capacitación con los líderes de cada oficina, que serán  los responsables de replicar el proceso, de colaborar en la explicación a sus compañeros e ilustrarlos sobre la navegabilidad en el sistema y las funcionalidades”, agregó  Gualteros, quien señaló que de esta manera se facilitan los procesos en las gestiones diarias.

En abril la U.N. contará con la instalación y la puesta en marcha del sistema que cuenta con dos módulos principalmente: el de correspondencia y el de gestión de archivos. “Vamos a iniciar con el módulo de gestión de correspondencia. Este es un tema interesante porque vamos a poder guardar la memoria de las comunicaciones. Es decir, vamos a tener toda la información desde el momento en que llega hasta que se dé respuesta”, manifestó el ingeniero.

Agrega que el paso siguiente es guardar  toda la memoria electrónica en servidores para contar con la trazabilidad y poder consultarla en el momento que se requiera y esto se convierte en un avance para la gestión y control de los procesos, así como el aporte al medio ambiente, en lo que se refiere en ahorro de papel.